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Informativa Privacy - Gestione delle Risorse Umane

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INFORMATIVA per il trattamento dei dati personali ai sensi dell'art 13 del Regolamento europeo n. 679/2016

Gestione delle Risorse Umane
A decorrere dall'01/10/2013 sono state conferite all'Unione dei Comuni Valli e Delizie le funzioni relative alla gestione delle risorse umane da parte dei Comuni di Argenta, Ostellato e Portomaggiore, come da convenzione sottoscritta in data 01/10/2013 reg. n. 6, approvata con deliberazione di C.U. n. 13 del 30.09.2013, pertanto il Settore Risorse Umane ed AA.GG. è competente nell'assunzione degli atti relativi alla gestione del personale anche dei Comuni conferenti la funzione.

1. Premessa
Ai sensi dell'art. 13 del Regolamento europeo n. 679/2016, l'Unione Valli e Delizie, in qualità di “Titolare” del trattamento, è tenuta a fornirle informazioni in merito all'utilizzo dei suoi dati personali.
L'informativa e' resa per il sito dell'Unione Valli e Delizie e anche per i siti web degli enti aderenti alla stessa (Comune di Argenta, Ostellato e Portomaggiore) consultabile tramite link.

2. Identità e i dati di contatto del titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali di cui alla presente Informativa è l'Unione Valli e Delizie, con sede in Portomaggiore, Piazza Umberto I, n. 5 c.a.p.44015. Al fine di semplificare le modalità di inoltro e ridurre i tempi per il riscontro si invita a presentare le richieste di cui al paragrafo n. 10, all'Unione dei Comuni Valli e Delizie, Servizio Risorse Umane, P.zza Umberto I n. 5 e-mail protocollo@pec.unionevalliedelizie.fe.it ;

3. Il Responsabile della protezione dei dati personali
L'unione dei comuni Valli e Delizie ha designato quale Responsabile della protezione dei dati la società LepidaSpA (dpo-team @ lepida.it)

4. Responsabili del trattamento
L'Ente può avvalersi di soggetti terzi per l'espletamento di attività e relativi trattamenti di dati personali di cui l'Ente la titolarità. Conformemente a quanto stabilito dalla normativa, tali soggetti assicurano livelli esperienza, capacità e affidabilità tali da garantire il rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compreso il profilo della sicurezza dei dati.
Vengono formalizzate da parte dell'Ente istruzioni, compiti ed oneri in capo a tali soggetti terzi con la designazione degli stessi a "Responsabili del trattamento". Vengono sottoposti tali soggetti a verifiche periodiche al fine di constatare il mantenimento dei livelli di garanzia registrati in occasione dell'affidamento dell'incarico iniziale.
I principali soggetti terzi responsabili del trattamento esterni all'Ente, sono:
- Liberi professionisti per gli adempimenti in materia di D.Lgs n. 81/2008 e di sicurezza negli ambienti di lavoro;
- Softer house per la gestione degli applicativi relativamente alla predisposizione degli stipendi degli enti e delle denunce fiscali e contributive degli enti;
- Ditte individuate a seguito di procedura ad evidenza pubblica per la gestione di servizi esternalizzati quali servizi di predisposizione delle pratiche previdenziali e assistenziali dei dipendenti, verifiche contributive e sistemazioni conseguenti in banca dati INPS e altre Casse pensioni;
- Istituti di Credito per le operazioni riguardanti pagamenti e incassi;
- Commercialisti e liberi professionisti affini per la tenuta dei libri contabili e per la corretta esecuzione degli adempimenti fiscali di Legge.

5. Soggetti autorizzati al trattamento
I Suoi dati personali sono trattati da personale interno previamente autorizzato e designato quale incaricato del trattamento, a cui sono impartite idonee istruzioni in ordine a misure, accorgimenti, modus operandi, tutti volti alla concreta tutela dei tuoi dati personali.

6. Finalità e base giuridica del trattamento
Il trattamento dei suoi dati personali viene effettuato dall'Unione dei Comuni Valli e Delizie per lo svolgimento di funzioni istituzionali e, pertanto, ai sensi dell'art. 6 comma 1 lett. e) del GDPR non necessita del suo consenso.
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
a) Cura degli adempimenti inerenti l'assunzione alle dipendenze dell'Unione dei Comuni Valli e Delizie o dei Comuni di Argenta, Ostellato, Portomaggiore;
b) Gestione del rapporto di lavoro in tutti i suoi aspetti, giuridici ed economici;
c) Raccolta e pubblicazione ove prevista delle informazioni e dei dati personali relativi allo status giuridico di dipendente dell'Ente pubblico.

7. Destinatari dei dati personali
I suoi dati personali sono oggetto di comunicazione o diffusione a Enti pubblici o Enti/Gestori di Servizi pubblici, per il rilascio di pareri o Nulla Osta endo-procedimentali comunque denominati dalla normativa vigente:

- Organi di Stato preposti a verifiche e controlli circa la regolarità degli adempimenti previdenziali, contabili e fiscali previsti dalla Legge, quali:
- Istituti previdenziali e assistenziali e assicurativi (INPS, INAIL, altre Casse pensionistiche) per la gestione delle posizioni individuali dei dipendenti dell'ente, Estratto Conto del Dipendente Pubblico, finalizzato all'erogazione delle prestazioni pensionistiche, previdenziali e assicurative su dati certificati dagli enti di datori di lavoro;
- Agenzia delle Entrate
- Guardia di finanza
- Ministero delle Finanze

Enti pubblici e altri enti del settore pubblico allargato quali:
- Prefettura
- Ministero dell'Interno
- ANAC
- Agenzia nazionale e regionale Segretari Comunali
- Corte dei Conti
- Ragioneria Generale dello Stato
- Casellario giudiziale e carichi pendenti
- Aziende sanitarie locali e Medicina legale

Resta in ogni caso fermo il divieto di comunicare o diffondere i Suoi dati personali a soggetti non necessari per l'espletamento dei servizi da Lei richiesti.

8. Trasferimento dei dati personali a Paesi extra UE
I suoi dati personali non sono trasferiti al di fuori dell'Unione europea, ma ove ne è prevista la pubblicazione sul sito istituzionale dell'Ente essi risulteranno liberamente accessibili anche da paesi al di fuori dell'Unione europea.

9. Periodo di conservazione
I suoi dati sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario per il perseguimento delle finalità sopra menzionate. A tal fine, anche mediante controlli periodici, viene verificata costantemente la stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o all'incarico in corso, da instaurare o cessati, anche con riferimento ai dati che Lei fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non sono utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li contiene. La informo, tuttavia, che i suoi dati potranno essere conservati anche oltre il periodo di tempo necessario alle finalità sopra indicate, se ciò si renda necessario per fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca storica o a fini statistici, come previsto dall'art. 5 del Regolamento Europeo n. 679/2016.

10. I suoi diritti
Nella sua qualità di interessato, Lei ha diritto:
· di accesso ai dati personali;
· di ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano;
· di opporsi al trattamento;
· di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

11. Conferimento dei dati
Il trattamento dei dati da lei conferiti, nell'ambito di procedimenti e/o sub procedimenti avviati nel suo interesse d'ufficio o in forza di Sue istanze, comunicazioni, proposte, è necessario per consentire allo scrivente Titolare, di adempiere ad un obbligo legale o per l'esecuzione di un compiti di interesse pubblico o connesso ai pubblici poteri di cui lo scrivente Ente locale è investito per legge.
Il trattamento e' effettuato con strumenti telematici e/o manuali e comporta la raccolta e pubblicazione ove prevista delle informazioni e dei dati personali relativi agli stessi
Il mancato conferimento anche di parte dei dati puo' comportare l'interruzione del procedimento o del servizio o la mancata erogazione dello stesso.